أوامر الشراء

تأكيد هوية الشخص لا يعني بالضرورة أن لديه صلاحية إلزام شركته بعملية الشراء. حدّد، ضمن إجراءات المشتريات، من يراجع الاحتياج، ومن يوافق على الالتزام المالي، ومن يملك صلاحية التوقيع باسم المورد. وأدرج الصفة الوظيفية أو مرجع التفويض في المستند عند الحاجة.

يوفر وقع ثلاثة مستويات: التوقيع الإلكتروني، والتوقيع عن بُعد، والتوقيع بالتوكن، مع إمكانية اختيار مستوى مختلف لكل موقّع في المستند نفسه. اختر المستوى بحسب قيمة الطلب وطبيعته ومتطلبات مؤسستك، واستخدم إضافة eKYC للتحقق من هوية صاحب الحساب عند الحاجة؛ فهي لا تُغني عن التحقق من صلاحية تمثيله للمؤسسة.

عند مراجعة أمر شراء مكتمل، افصل بين الدليل على الاتفاق والدليل على التنفيذ. فسجل التوقيع قد يوضح من وقّع ومتى، لكنه لا يثبت وحده وصول البضاعة أو مطابقتها للمواصفات أو سداد الفاتورة. احتفظ بإقرار التسليم وغيره من المستندات التشغيلية ذات الصلة إلى جانب سجل الشراء.

للتحقق من أصالة المستند، تتيح صفحة التحقق العامة في وقع فحص بصمة الملف والاطلاع على أسماء الموقّعين ومستويات التوقيع والتوقيتات دون حساب. ويمكن للمراجعين استخدام رمز QR أو المرجع للوصول إلى الصفحة. تساعد هذه الأدلة في المراجعة الداخلية، بينما تتوقف الحجية القانونية على استيفاء شروط القانون المنطبق، لا على مجرد وجود توقيع.