الميزات

قوالب المستندات

حوّل مستنداتك المتكررة إلى قوالب جاهزة بحقولها وأدوارها وترتيب توقيعها.

ابدأ مجانًا تواصل معنا

من داخل تطبيق WQ3

القوالب

قوالب جاهزة بحقولها، تستخدمها كلما احتجت.

ما الذي يميّزه

أرسل مستنداتك المتكررة في ثوانٍ.

حقول وترتيب توقيع موحّدان في كل مرة.

قوالب مشتركة لفريقك بالكامل.

آلية العمل

01
جهّز المستند مرة واحدة.
02
احفظه قالبًا مع أدواره.
03
أنشئ منه مستندات جديدة متى شئت.
04
أضف الموقّعين وأرسل.

صفحات ذات صلة

الإرسال الجماعي

أرسل المستند ذاته إلى مئات المستلمين دفعة واحدة، ولكل منهم نسخته المستقلة.

ترتيب التوقيع

حدّد من يعتمد ومن يوقّع وبأي ترتيب، ويتولى WQ3 الباقي.

افصل النص الثابت عن بيانات كل معاملة

قبل إعداد القالب، حدّد الأجزاء التي تصلح لإعادة الاستخدام والأجزاء التي تحتاج إلى مراجعة في كل مرة. فقد تبقى الأحكام العامة ثابتة في اتفاقية متكررة، بينما تختلف أسماء الأطراف والتواريخ والنطاق والمبالغ بحسب المعاملة. يساعد هذا الفصل فريقك على التركيز على التفاصيل المتغيرة دون اعتبار الصياغة السابقة مناسبة تلقائيًا لكل اتفاق جديد.

ابدأ بنسخة خالية من بيانات المعاملات السابقة، لا بمستند مكتمل لأحد المستلمين. أزل المعلومات الشخصية القديمة والملاحظات الخاصة بأي تفاوض سابق، ثم راجع مواضع الحقول مقابل النص المحيط بها. واحتفظ بقائمة مراجعة داخلية قصيرة توضّح ما يجب على المُرسِل التحقق منه، خاصةً عندما تؤثر البيانات المدخلة في الالتزامات أو المواعيد النهائية.

صمّم الأدوار وفق مسؤوليات الأطراف

عند التخطيط للقالب، استخدم مسميات تعبّر عن وظيفة كل طرف، مثل «ممثل المورّد» أو «ممثل العميل»، بدلًا من ربط التصميم بشخص بعينه. يسهّل ذلك فهم توزيع الحقول حتى عندما يتولى المعاملة موظف آخر. ولكل دور، حدّد المعلومات التي يقدّمها صاحبه وما إذا كانت مشاركته للموافقة أم للتوقيع.

راجع التسلسل بناءً على علاقات الاعتماد الفعلية: من يحتاج إلى الاطلاع على المستند قبل أن يتصرف الطرف التالي؟ وعند إنشاء مستند جديد، تأكد من أن كل مستلم يمثّل الجهة المقصودة وأنه مخوّل بالتصرف نيابةً عنها. يمكن للقالب أن ينظّم المشاركة، لكنه لا يثبت بذاته صلاحية الشخص لإلزام المؤسسة التي يمثلها.

اختر مستوى التوقيع لكل معاملة

تشابه شكل المستندات لا يعني بالضرورة تشابه متطلبات توقيعها. عند استخدام قالب، قيّم قيمة الاتفاق وطبيعته الرسمية ومتطلبات التحقق من الهوية قبل الإرسال. تتيح وقع ثلاثة مستويات فقط: التوقيع الإلكتروني، والتوقيع عن بُعد، والتوقيع بالتوكن، مع إمكانية تحديد مستوى مختلف لكل موقّع في المستند نفسه.

يلائم التوقيع الإلكتروني الاتفاقات اليومية، بينما يُنظر في التوقيع عن بُعد أو بالتوكن للعقود الرسمية أو مرتفعة القيمة أو عندما تشترط المؤسسة شهادة رقمية. وإذا كان إثبات هوية صاحب الحساب مطلوبًا، فيمكن اشتراط حساب موثّق عبر إضافة eKYC مع أي مستوى؛ فهي ليست مستوى توقيع رابعًا. ولا تجعل إعادة استخدام القالب الاتفاق مستوفيًا تلقائيًا للشروط القانونية، بما فيها شروط قانون التوقيع الإلكتروني المصري رقم 15 لسنة 2004.

ضع مراجعة واضحة قبل كل إرسال

اجعل المستند المُعدّ للإرسال نقطة المراجعة الأخيرة، ولا تكتفِ بمراجعة القالب الأصلي. تحقّق من الأطراف والبيانات المدخلة ومواضع الحقول ومتطلبات التوقيع معًا، حتى لا يتعارض حقل صحيح مع صياغة قديمة في النص. وتكتسب هذه المراجعة أهمية خاصة لأن المستندات تُقفل بعد إرسالها في وقع.

وللاستخدام المتكرر، حدّد داخل فريقك مسؤولًا عن مراجعة الصياغة المرجعية عند تغيّر السياسات أو الشروط التجارية. وبعد اكتمال التوقيع، اعتمد في حفظ السجلات على المستند المكتمل وسجل تدقيقه وشهادة إتمامه، لا على القالب القابل لإعادة الاستخدام. فهذه السجلات توثّق ما جرى في المعاملة المحددة، بينما يظل القالب نقطة انطلاق لمعاملات لاحقة.

استكشف المزيد