الميزات

الإرسال الجماعي

أرسل المستند ذاته إلى مئات المستلمين دفعة واحدة، ولكل منهم نسخته المستقلة.

ابدأ مجانًا تواصل معنا

ما الذي يميّزه

مناسب لإقرارات السياسات والتعاميم.

يوقّع كل مستلم نسخته باستقلال عن غيره.

تابع نسبة الإنجاز للدفعة كاملة.

آلية العمل

01
اختر قالبًا.
02
أضف قائمة المستلمين.
03
أرسلها دفعة واحدة.
04
تابع توقيع كل نسخة.

صفحات ذات صلة

القوالب

حوّل مستنداتك المتكررة إلى قوالب جاهزة بحقولها وأدوارها وترتيب توقيعها.

الموارد البشرية

عروض العمل وعقود التوظيف وإقرارات السياسات، تُعتمد وتُوقَّع دون أن تغادر مكتبك.

حدّد نطاق الدفعة قبل الإرسال

ابدأ بمراجعة ما إذا كان جميع المستلمين يحتاجون فعلًا إلى المحتوى نفسه. فإذا اختلفت الشروط أو الالتزامات بين مجموعات المستلمين، فمن الأفضل فصلها إلى دفعات مستقلة بدلًا من إرسال مستند موحّد لا يناسب الجميع. يساعد ذلك على تقليل الالتباس عند مراجعة المستندات لاحقًا.

راجع قائمة المستلمين بحثًا عن الأسماء المكررة أو من لا يشملهم المستند، ثم طابق الأدوار المطلوبة مع القالب المختار. وعندما يتطلب المستند توقيع أكثر من طرف، تأكد من ملاءمة ترتيب التوقيع لكل نسخة. هذه مراجعات تحضيرية يجريها فريقك، وليست افتراضًا بأن النظام يصحح القائمة تلقائيًا.

اعتمد النسخة النهائية قبل تعميمها

قد ينتقل خطأ بسيط في القالب إلى عدد كبير من النسخ عند الإرسال الجماعي، لذلك تستحق المراجعة النهائية عناية خاصة. تأكد من صحة النص المعتمد وحقول التوقيع والأدوار وترتيب التوقيع قبل الإرسال. وتحقق أيضًا من أن أي تواريخ أو تعليمات واردة في النص مناسبة لجميع أفراد الدفعة.

تُقفل المستندات في وقع بمجرد إرسالها، لذا ينبغي إنهاء اعتماد المحتوى قبل هذه الخطوة. عيّن داخل فريقك مسؤولًا عن اعتماد النسخة وآخر عن مراجعة قائمة المستلمين، حتى لو تولّى الشخص نفسه المهمتين. يساعد الفصل الواضح بين هاتين المراجعتين على التمييز بين أخطاء المحتوى وأخطاء التوزيع.

اختر مستوى التوقيع بحسب متطلبات المستند

لا يحدد عدد المستلمين وحده مستوى التوقيع المناسب؛ الأهم هو طبيعة الاتفاق ومتطلبات الجهة المعنية. يوفّر وقع ثلاثة مستويات: التوقيع الإلكتروني، والتوقيع عن بُعد، والتوقيع بالتوكن. يناسب التوقيع الإلكتروني الاتفاقات اليومية، بينما يُستخدم التوقيع عن بُعد أو بالتوكن للعقود الرسمية أو مرتفعة القيمة ومتطلبات الشهادات الرقمية.

يمكن تحديد مستوى مختلف لكل موقّع في المستند نفسه، وهو ما يفيد عند اختلاف متطلبات الأطراف. وإذا كان إثبات الهوية مطلوبًا، فخدمة eKYC إضافة للتحقق من الحساب يمكن استخدامها مع أي مستوى، وليست مستوى توقيع رابعًا. احسم هذه المتطلبات قبل تجهيز الدفعة؛ فالإرسال الجماعي لا يلغي الشروط القانونية الواجبة.

خطّط لحفظ الإثبات، لا لمتابعة الإنجاز فقط

حدّد مسبقًا كيف سيربط فريقك كل مستند مكتمل بالمستلم المعني والغرض من إرساله. فمراجعة الدفعة إجمالًا لا تغني عن الرجوع إلى سجل نسخة محددة عند وجود استفسار. يأتي كل مستند مكتمل في وقع بسجل للإجراءات وشهادة إتمام، بما يتيح مراجعة ما حدث وتوقيته.

احتفظ بالملف النهائي وشهادة الإتمام معًا ضمن إجراءات حفظ السجلات لدى فريقك. وعند الحاجة إلى التحقق لاحقًا، يمكن استخدام رمز QR أو المرجع للوصول إلى صفحة التحقق العامة دون حساب. وتساعد مقارنة بصمة SHA-256 على كشف أي تغيير في الملف، بما يميز بين متابعة اكتمال الدفعة والتحقق من سلامة مستند بعينه.

استكشف المزيد