انقل مستندات المشتريات من الاعتماد الداخلي إلى توقيع المورّد

١. احسم المتطلبات أولًا: حدّد من سيوقّع، وتحقّق من صلاحية كل شخص لتمثيل الجهة بصورة مستقلة، ثم قرّر ما إذا كان المستند يحتاج إلى مستوى توقيع محدد أو حساب جرى التحقّق من هوية صاحبه.

٢. جهّز المستند وإعداداته: استفد من القوالب القابلة لإعادة الاستخدام عند الحاجة، وراجع البيانات والمستلمين المقصودين ومدى ملاءمة المعلومات التي سيطّلع عليها كل مستلم قبل اعتماد النسخة للإرسال.

٣. دقّق ترتيب المشاركين: تأكّد من أن الإعدادات تعكس القرارات الداخلية المطلوبة قبل توقيع الطرف الخارجي. اختر مستوى التوقيع لكل موقّع، ولا تؤجّل هذا القرار إلى ما بعد إرسال المستند.

٤. راجع قبل الإرسال: تُقفل المستندات بمجرد إرسالها، لذا تحقّق من النسخة والمستلمين مسبقًا. يحصل كل موقّع على رابط توقيع خاص به؛ وراجع أن الدعوة موجّهة إلى الشخص المقصود.

٥. جهّز ملف التسليم الداخلي: بعد الاكتمال، راجع الإجراءات المسجّلة، ثم احتفظ بالملف النهائي وشهادة الإكمال ومرجع التحقّق معًا ضمن سجلات الفريق، حتى يتمكّن من يراجع العقد لاحقًا من الرجوع إليها.

ضمن إجراءات الفريق، عيّن مسؤولًا عن التذكيرات وسجّل المواعيد النهائية المطلوب متابعتها، واستعن بحالة المستند لتحديد ما يحتاج إلى متابعة. هذه توصيات لتنظيم العمل، وليست وصفًا لخصائص تذكير آلي أو إدارة مواعيد داخل المنصة.

افصل التحقّق من الهوية عن اختيار مستوى التوقيع: خدمة eKYC إضافة اختيارية للتحقّق من الحساب، ويمكن اشتراطها مع أي مستوى. وهي ليست مستوى توقيع رابعًا.

راجع سجل التدقيق لمعرفة من نفّذ كل إجراء ومتى، بدءًا من الإرسال وحتى التوقيع النهائي. يصاحب كل مستند مكتمل سجل للإجراءات وشهادة إكمال تدعمان المراجعة وحفظ السجلات.

للتحقّق من عقد موقّع، امسح رمز QR على الملف النهائي أو شهادة الإكمال. تتيح صفحة التحقّق العامة الاطّلاع على أسماء الموقّعين ومستويات توقيعهم والتوقيتات دون حساب. تُقارن بصمة الملف SHA-256 بالبصمة المحفوظة؛ وإذا اختلفتا، فتحقّق من سبب الاختلاف قبل الاعتماد على النسخة.

تعمل WQ3 بما يتوافق مع قانون التوقيع الإلكتروني المصري رقم ١٥ لسنة ٢٠٠٤. يدعم التحقّق مراجعة العقد، لكنه لا يثبت وحده صلاحية الموقّع لتمثيل الجهة، ولا يغني عن تقييم الشروط القانونية الواجبة.