الموافقات الداخلية

قبل إرسال طلب الموافقة، وضّح القرار المطلوب اتخاذه، لا موضوع الطلب فقط. وفي طلب الإنفاق، يُفضّل تحديد الغرض والمبلغ والمسؤول عن الميزانية والتوقيت المطلوب وأي شروط ينبغي مراعاتها؛ فهذه التفاصيل تساعد المراجع على تقييم الطلب دون الاعتماد على محادثات منفصلة.

ميّز بين المعلومات المقدَّمة للاستئناس والعبارة التي ستشملها الموافقة فعليًا. فمراجعة مبررات عملية شراء لا تعني بالضرورة الإذن بالصرف. وبما أن المستندات تُقفل بعد إرسالها في وقع، فمن الأفضل مراجعة الأسماء والمبالغ وصياغة القرار قبل بدء المسار؛ ليكون المستند محل الموافقة واضحًا للجميع.

لا تحمل كل موافقة داخلية الدرجة نفسها من المسؤولية. يوفّر وقع ثلاثة مستويات: التوقيع الإلكتروني، والتوقيع عن بُعد، والتوقيع بالتوكن، مع إمكانية تحديد مستوى مختلف لكل موقّع داخل المستند نفسه. لذلك، ينبغي أن يستند الاختيار إلى سياسة المؤسسة وطبيعة الالتزام، لا إلى كون المستند متداولًا داخل المؤسسة فقط.

قد يكون التوقيع الإلكتروني مناسبًا للموافقات اليومية، بينما يُستخدم التوقيع عن بُعد أو بالتوكن للالتزامات الرسمية أو مرتفعة القيمة، وللمؤسسات التي تتطلب شهادة رقمية. وعندما يلزم التحقق من هوية الموقّع، يمكن اشتراط حساب تم التحقق منه عبر إضافة eKYC مع أي مستوى. ويثبت التحقق الهوية، أما صلاحية الشخص للموافقة فتحددها المؤسسة.