WQ3 لشركات الخدمات المالية

تحقق موثوق من الموقّع وسجل تدقيق كامل.

الربط مع الأنظمة الحالية.

إمكانية التشغيل في بيئة مخصّصة.

ابدأ بتحديد متطلبات كل معاملة مالية، بدلًا من اعتماد مستوى توقيع واحد لجميع المستندات. وتتيح وقع ثلاثة مستويات بالضبط: التوقيع الإلكتروني، والتوقيع عن بُعد، والتوقيع بالتوكن. يمكن اختيار التوقيع الإلكتروني للاتفاقيات اليومية، والنظر في التوقيع عن بُعد أو بالتوكن للعقود الرسمية أو مرتفعة القيمة أو التي تتطلب شهادة رقمية.

تتيح وقع تحديد مستوى مختلف لكل موقّع داخل المستند نفسه، بما يساعد على مراعاة متطلبات العميل وممثل الشركة دون افتراض تطابقها. وقبل إرسال المستند، حدّد من يوقّع بصفته الشخصية ومن يوقّع نيابةً عن مؤسسة. ويجب التحقق من صلاحية تمثيل المؤسسة بصورة مستقلة؛ فاختيار مستوى التوقيع لا يثبت وحده تفويض الشخص بإلزامها.

تُقفل المستندات في وقع بمجرد إرسالها، لذا اجعل مراجعة ما قبل الإرسال نقطة ضبط واضحة. تحقّق من أسماء الأطراف والمبالغ والشروط التجارية والإقرارات ذات الصلة قبل دعوة أي طرف إلى التوقيع. وينبغي أن تشمل هذه المراجعة بيانات الموقّعين ومستوى التوقيع المطلوب لكل منهم، لا نص الاتفاقية وحده.

يصل كل موقّع عبر دعوة خاصة تعرض له ما يخصّه فقط، فيما تدعم الأدوار والصلاحيات التحكم في الوصول. وعند إعداد الإجراء الداخلي، حدّد من يحتاج إلى الوصول للمستند ومن يتولى مراجعته قبل إرساله. وإذا احتاجت الشروط إلى تصحيح لاحقًا، فضع إجراءً داخليًا واضحًا للمستندات البديلة بدلًا من افتراض إمكان تعديل المستند المُرسل.