الإرسال للتوقيع
أرسل مستندك للتوقيع في خطوات معدودة، وتابع حالته لحظة بلحظة حتى يكتمل.
الميزات
تذكيرات تلقائية
يذكّر WQ3 المتأخرين عن التوقيع تلقائيًا، فلا تحتاج إلى ملاحقتهم بنفسك.
من داخل تطبيق WQ3
الإعدادات والإشعارات
الملف الشخصي والأمان والإشعارات واللغة في مكان واحد.
ما الذي يميّزه
وداعًا لمتابعة الموقّعين بالبريد والهاتف.
لا يصل التذكير إلا لمن لم يوقّع.
تعرف دائمًا من تبقّى.
آلية العمل
01أرسل المستند.
02يرصد WQ3 من لم يوقّع بعد.
03يصل المتأخرين تذكير تلقائي.
04تتوقف التذكيرات فور التوقيع.
صفحات ذات صلة
روابط التوقيع
يصل كل موقّع رابط شخصي آمن لا يعرض له إلا ما يخصّه.
ترتيب التوقيع
حدّد من يعتمد ومن يوقّع وبأي ترتيب، ويتولى WQ3 الباقي.
جهّز الطلب قبل بدء المتابعة
تكون التذكيرات أكثر فائدة عندما يعرف المستلم ما المطلوب منه من البداية. قبل إرسال المستند، وضّح الغرض منه، وحدّد الأطراف المعنية، وناقش معهم أي موعد مستهدف لإتمامه. يساعد ذلك على تجنّب أن يصل التذكير إلى شخص ما زال ينتظر توضيحًا أساسيًا بشأن الاتفاق.
راجع المحتوى ومتطلبات التوقيع قبل الإرسال؛ فالمستندات في وقع تُقفل بمجرد إرسالها. وإذا كان الاتفاق يحتاج إلى نقاش إضافي، فمن الأفضل حسمه قبل طلب التوقيع بدلًا من الاعتماد على التذكيرات لحلّه. اعتبر التذكير وسيلة لإعادة لفت الانتباه إلى طلب جاهز، لا بديلًا عن إعداد طلب واضح.
ميّز بين التأخر والحاجة إلى المساعدة
عدم اكتمال التوقيع لا يوضح وحده سبب التأخر. فقد يحتاج المستلم إلى شرح أحد البنود، أو تأكيد صلاحية التوقيع، أو فهم مستوى التوقيع المطلوب. عند مراجعة الطلبات المعلّقة، استخدم المتابعة لمعرفة ما إذا كان المستلم يحتاج إلى وقت إضافي أم إلى إجابة محددة.
حدّد داخل فريقك مسؤولًا عن الأسئلة المتعلقة بمحتوى المستند وآخر لمتطلبات التوقيع عند الحاجة. وإذا استمر التأخر، فاسأل عن العائق بدلًا من الاكتفاء بتكرار طلب التوقيع. يتيح ذلك للتذكيرات أن تؤدي دورها في المتابعة المعتادة، بينما يركّز التواصل المباشر على المسائل التي تتطلب قرارًا أو توضيحًا.
خطّط للمستندات متعددة الأطراف
عندما يشارك أكثر من طرف، ارسم مسار الموافقات قبل إرسال المستند. فقد يحتاج أحد الأطراف إلى انتظار مراجعة طرف آخر قبل أن يصبح الاتفاق جاهزًا لتوقيعه. لذا ينبغي أن تستند خطتك الزمنية إلى اعتماد الخطوات بعضها على بعض، لا إلى افتراض أن جميع المشاركين يستطيعون التوقيع فورًا.
حضّر كل مشارك أيضًا لمتطلبات توقيعه؛ إذ يتيح وقع تحديد مستوى مختلف لكل موقّع في المستند نفسه: التوقيع الإلكتروني، أو التوقيع عن بُعد، أو التوقيع بالتوكن. أما eKYC فهي إضافة للتحقق من الحساب وليست مستوى توقيع رابعًا. توضيح هذه المتطلبات مسبقًا يساعد المستلمين على الاستعداد قبل أن يحتاجوا إلى اتخاذ الإجراء.
افصل بين المتابعة وإثبات الإتمام
تساعد التذكيرات على إبقاء طلب التوقيع محل انتباه، لكن التذكير ليس توقيعًا ولا دليلًا على الموافقة. في مراجعاتك الداخلية، ميّز بين مستند ما زال ينتظر إجراءً وآخر اكتملت إجراءات توقيعه. ولا تعتبر انقضاء الموعد المستهدف أو عدم الرد دليلًا على إتمام الاتفاق.
بعد اكتمال المستند، استند في حفظ السجلات إلى سجل التدقيق وشهادة الإتمام بدلًا من ملخصات المتابعة غير الرسمية. وإذا احتاج طرف آخر إلى التأكد من أصالة الملف، فيمكنه استخدام صفحة التحقق العامة في وقع دون حساب. بذلك يصبح التذكير جزءًا من عملية أشمل: طلب واضح، وإجراء مطلوب، ثم سجل موثّق للإتمام.
استكشف المزيد
صفحات ذات صلة
التوقيع الإلكتروني
يوقّع كل طرف إلكترونيًا من أي جهاز، عبر رابط آمن يصله بالبريد.
اعرف المزيدإرسال المستندات للتوقيع
أرسل مستندك للتوقيع في خطوات معدودة، وتابع حالته لحظة بلحظة حتى يكتمل.
اعرف المزيدموقّعون متعددون على مستند واحد
أضف كل من يلزم اعتماده أو توقيعه، وحدّد لكل منهم حقوله ودوره.
اعرف المزيدترتيب التوقيع
حدّد من يعتمد ومن يوقّع وبأي ترتيب، ويتولى WQ3 الباقي.
اعرف المزيدقوالب المستندات
حوّل مستنداتك المتكررة إلى قوالب جاهزة بحقولها وأدوارها وترتيب توقيعها.
اعرف المزيدالإرسال الجماعي
أرسل المستند ذاته إلى مئات المستلمين دفعة واحدة، ولكل منهم نسخته المستقلة.
اعرف المزيدابدأ أول رحلة توقيع اليوم.
أنشئ حسابك على تطبيق WQ3، أو تحدث معنا عن متطلبات مؤسستك.
أسئلة شائعة
هل يضمن التذكير التوقيع في الموعد؟+
لا. يلفت التذكير الانتباه إلى الطلب، لكنه لا يضمن استجابة المستلم. ناقش المواعيد المهمة مسبقًا، وتابع مباشرةً إذا وُجد عائق.
هل ينبغي مواصلة التذكير إذا كان لدى المستلم سؤال عن الاتفاق؟+
عالج السؤال أولًا. لا يمكن للتذكير وحده أن يحسم خلافًا على الصياغة أو يوضح صلاحية أحد الأطراف للتوقيع.
هل التذكير بديل عن التحقق من هوية الموقّع؟+
لا. المتابعة والتحقق من الهوية وظيفتان مختلفتان؛ وتتوفر eKYC كإضافة للتحقق من الحساب مع أي من مستويات التوقيع الثلاثة.
ما الذي ينبغي تجهيزه لطلب توقيع متعدد الأطراف؟+
حدّد المشاركين، وتسلسل الموافقات، ومستوى التوقيع المطلوب من كل شخص قبل إرسال المستند.
ما الذي أرجع إليه للتأكد من اكتمال المستند؟+
ارجع إلى سجل التدقيق وشهادة الإتمام للمستند المكتمل، لا إلى رسائل المتابعة أو افتراضات مبنية على عدم الرد.