نظّم الاعتمادات المالية والتوقيعات بالتسلسل المطلوب

١. أعدّ نسخة العمل. للمستندات المالية المتكررة، تتوفر القوالب القابلة لإعادة الاستخدام في جميع الباقات المذكورة. راجع محتوى القالب والبيانات المطلوبة لكل معاملة، ولا تكتفِ بمطابقته لطلب سابق.

٢. راجع المستلمين ونطاق الاطلاع. تأكد من أن المعلومات الواردة مناسبة لكل مشارك سيستلم المستند. تضبط WQ3 الوصول من خلال الأدوار والصلاحيات والدعوات الفردية، مع ضرورة التأكد من اختيار الأشخاص المقصودين.

٣. حدّد المتطلبات كلًّا على حدة. اضبط ترتيب المشاركين، ومستوى التوقيع لكل موقّع، والحاجة إلى حساب موثّق عبر eKYC. يمكن استخدام مستويات مختلفة للموقّعين داخل المستند نفسه بحسب متطلبات المعاملة.

٤. أجرِ فحصًا أخيرًا قبل الإرسال. تحقّق من المستلمين والمبالغ والتواريخ والمرفقات؛ إذ تُقفل المستندات بعد إرسالها. ويصل إلى كل موقّع رابط توقيع خاص به.

٥. جهّز ملف التسليم للمراجعة اللاحقة. يُنصح بحفظ النسخة النهائية وشهادة الإكمال ومرجع التحقق معًا ضمن سجلات الفريق، ليتمكن من يتولى المراجعة لاحقًا من الرجوع إلى الملف والأدلة المرتبطة به.

للتذكيرات والمواعيد النهائية، ضع جدول متابعة داخليًا وحدّد المسؤول عنه، واستعن بحالة المشاركين لمعرفة الإجراء المنتظر. هذه ممارسة مقترحة للفريق، وليست وصفًا لميزة تذكير آلي أو فرض مواعيد نهائية داخل المنصة.

راجع سجل التدقيق لمعرفة من اتخذ الإجراء ومتى. يصاحب كل مستند مكتمل سجل للإجراءات وشهادة إكمال. أما eKYC فهو إضافة اختيارية للتحقق من الحساب يمكن اشتراطها مع أي مستوى، وليس مستوى توقيع رابعًا.

للتحقق من عقد موقّع، امسح رمز QR الموجود على الملف النهائي أو شهادة الإكمال. تعرض صفحة التحقق العامة أسماء الموقّعين ومستويات التوقيع والتوقيتات دون الحاجة إلى حساب. قارن بصمة الملف SHA-256 بالبصمة المحفوظة، وتحقق من سبب أي اختلاف قبل الاعتماد على النسخة.

تعمل WQ3 بما يتوافق مع قانون التوقيع الإلكتروني المصري رقم ١٥ لسنة ٢٠٠٤. يدعم التحقق مراجعة المستند، لكنه لا يثبت صلاحية التمثيل ولا يغني عن التقييم القانوني الخاص بالمعاملة.